Con la massima n. 200 del 23 novembre 2021, il Consiglio Notarile di Milano ha dato il via all’introduzione negli statuti delle società di capitali di clausole che prevedono che la convocazione degli organi sociali e la tenuta delle riunioni avvenga esclusivamente mediante mezzi di telecomunicazione, omettendo l’indicazione di un luogo fisico dell’adunanza. Precisamente, secondo il Consiglio Notarile di Milano: “Sono legittime le clausole statutarie di s.p.a. e di s.r.l. che, nel consentire l’intervento all’assemblea mediante mezzi di telecomunicazione, ai sensi dell’art. 2370, comma 4, c.c., attribuiscono espressamente all’organo amministrativo la facoltà di stabilire nell’avviso di convocazione che l’assemblea si tenga esclusivamente mediante mezzi di telecomunicazione, omettendo l’indicazione del luogo fisico di svolgimento della riunione”. In particolare, il Consiglio Notarile di Milano ha chiarito che: (i) la disciplina delle riunioni con modalità di telecomunicazione si applica a tutte le società di capitali; (ii) sono legittime le clausole statutarie che rendono obbligatorio prevedere in tutte le assemblee la possibilità di intervenire mediante mezzi di telecomunicazione come modalità aggiuntiva all’intervento di persona; (iii) sono legittime le clausole statutarie che concedano agli amministratori la facoltà di scegliere se convocare l’assemblea solo mediante mezzi di telecomunicazione oppure se indicare anche un luogo fisico di convocazione, fermo restando l’obbligo di prevedere l’intervento mediante mezzi di telecomunicazione (iv) l’assemblea dei soci può essere convocata senza indicare nell’avviso di convocazione alcun luogo fisico, ma individuando uno “spazio virtuale” consistente nelle piattaforme informatiche o di telecomunicazione (i.e. indicando il link e/o i recapiti telefonici ai quali collegarsi); (v) rimane ferma la possibilità che il presidente, il segretario e il notaio non si trovino nel medesimo luogo, già prevista dalla massima n. 187 del 11 marzo 2020 ; (vi) i principi richiamati in tema di riunioni assembleari trovano applicazione anche alle riunioni degli altri organi sociali (organo di amministrazione e organo di controllo) anche in assenza di una clausola statutaria che preveda la loro convocazione con tale modalità, purché sia presente in statuto la possibilità che i componenti dell’organo possano partecipare alla riunione anche con tali mezzi. La posizione dei notai milanesi porta con sé una portata applicativa pratica molto rilevante, che potrebbe contrastare il disinteresse e l’assenteismo dei soci di minoranza. Ormai l’utilizzo di un telefono cellulare o di un piattaforma di videoconferenza siano divenute di uso comune. Pertanto, è plausibile ritenere che consentire la partecipazione in assemblea da remoto piuttosto che costringere a recarsi fisicamente nel luogo deputato all’adunanza facilita ed incentiva la partecipazione dei soci alla vita sociale.
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